Compliance voor GDPR

In het kader van de Europese GDPR-verordening, die vanaf 25 mei 2018 van toepassing is, is het belangrijk dat u de personen kunt identificeren die toegang hebben tot uw boekhouddossier en, indien nodig, dat u de aard en reikwijdte van de geraadpleegde of geëxporteerde gegevens kent.

Identificatie van de personen die toegang hebben tot uw boekhouddossier.

WinAuditor houdt een journaal bij met de toegangen tot het boekhouddossier. De dossierbeheerder is zo op de hoogte van wie in het dossier is tussengekomen en wanneer dat is gebeurd.

WAAROM?

De identificatie van de tussenkomende personen in een boekhouddossier laat in geval van een gegevenslek toe om de artikelen 33 en 34 van de GDPR na te leven. Die artikelen verplichten de verwerkingsverantwoordelijke om de toezichthouders en de betrokken personen in te lichten.

WIE?

WinAuditor identificeert de personen op twee manieren:
1 - via Windows:
aan de hand van de naam van de Windows-gebruiker. Opdat die identificatie doeltreffend is, dienen potentiële gebruikers van de pc hun Windows-sessie te openen met hun eigen login en wachtwoord
2 - via WinAuditor:
-De basisoplossing in WinAuditor is de vergrendeling van het dossier. Daardoor hebben enkel de personen die het wachtwoord kennen, toegang tot het dossier. Er kan evenwel geen onderscheid tussen de verschillende personen worden gemaakt.
- Als de geavanceerde beveiligingen van WinAuditor zijn geactiveerd, kan elke persoon door WinAuditor worden geïdentificeerd.
In elk geval, opdat de identificatie betrouwbaar is, is de implementatie van een login en wachtwoord voor de Windows-sessie een minimum.
Het is evident dat het delen van logins en wachtwoorden onder meerdere personen geen zekere identificatie mogelijk maakt.

HOE?

Om een boekhouddossier in WinAuditor te beveiligen, volstaat het om op het icoontje met het open slot te klikken, linksonder op uw scherm.
U wordt dan gevraagd om een wachtwoord in te geven. Zodra u dat hebt gedaan, hoeft u enkel het dossier te sluiten en het opnieuw te openen. Vanaf dat ogenblik zal WinAuditor u het wachtwoord vragen.
De gebruiker die het hoofdwachtwoord activeert, wordt de “MASTER” genoemd. Die gebruiker kan vervolgens andere gebruikers creëren en hen rechten toekennen.
Het icoon met het gesloten slot verschijnt wanneer het dossier beveiligd is.